De lead a paciente: sistema de ventas, CRM y recordatorios en tu clínica

Si estás leyendo esto, doy por hecho algo importante: ya haces campañas, ya tienes leads, ya hay movimiento. El cuello de botella casi nunca está ahí. El cuello de botella está en cómo trabaja tu sistema de ventas cuando alguien rellena un formulario y aparece en tu WhatsApp o en tu agenda.

Este texto va justo de eso:
cómo combinamos en Clinic Growth tres cosas que, o van juntas, o no sirven de nada por separado:

• un inicio automatizado que no dependa de que alguien esté “pegado al móvil”,

• un sistema (CRM + recordatorios) que no deja escapar oportunidades,

• y una forma de vender que se apoya en una masterclass de cierre de ventas que damos solo a clientes, donde te enseño cómo convertir conversaciones en diagnósticos de calidad y diagnósticos en tratamientos.

Automatizar el inicio, ganar la venta en la conversación

Lo primero lo tiene que hacer una máquina, no una persona.

Cuando alguien rellena un formulario de campaña, en nuestra estructura pasa siempre lo mismo:

• entra en el sistema como contacto y oportunidad,

• se marca automáticamente qué tratamiento ha solicitado y de qué campaña viene,

• se dispara el primer mensaje de WhatsApp.

Ese primer mensaje es siempre rápido, claro y coherente con el anuncio:
“Hola, soy X de la clínica Y, acabo de ver que has pedido un diagnóstico gratuito para [tratamiento]. Cuéntame qué es exactamente lo que te gustaría mejorar”.

Hasta aquí, automatización pura.
A partir de aquí, se acabó el piloto automático y empieza la parte que entrenamos en la masterclass de ventas.

En el vídeo de formación (el que solo ven clientes antes de lanzar campañas) lo repito mil veces:

Los leads no son pacientes. No te pertenecen todavía. Te los tienes que ganar.

Y eso no se hace con plantillas frías, se hace entrando tú: un vídeo corto, un audio, un mensaje donde se note que hay una persona real detrás, interesada en entender su caso.

No tengas prisa por agendar, ten prisa por conectar

Uno de los errores que más veo cuando reviso conversaciones de clientes nuevos es este:

Lead responde a la automatización, dice “me gustaría trabajar algo de expresión” y la clínica contesta básicamente “vale, tranquila, te agendamos”.

Técnicamente has conseguido una cita. Estratégicamente, te acabas de pegar un tiro en el pie.

En la masterclass les enseño un ejemplo real: automatización → respuesta del lead → clínica que salta directa a agenda. Cero preguntas, cero interés, cero conexión. Es exactamente lo mismo que haría cualquier recepcionista de cualquier cadena.

Si en esa fase no te paras a:

• entender qué le preocupa,

• profundizar un mínimo en su caso,

• mostrar que de verdad te importa lo que le pasa,

estás sembrando no-shows, cambios de hora, diagnósticos a los que vienen “a ver qué me dices” y cero compromiso.

La venta empieza en ese WhatsApp.
Si aquí lo haces bien, ya vienes con medio trabajo hecho al diagnóstico; si aquí lo haces mal, lo pagas después con agenda llena de gente poco comprometida.

Darle valor al diagnóstico antes de que pise la clínica

Otra cosa que trabajamos mucho en la masterclass es el concepto de diagnóstico.

La mayoría de clínicas lo explican como un trámite: “es que necesito verte antes para saber qué hacerte”.
Eso es verdad, pero dicho así, para el paciente es algo que se puede posponer, cambiar, cancelar o no priorizar.

Yo lo planteo de otra forma:

El diagnóstico no es una necesidad de la clínica, es una necesidad del paciente.

Es el momento en el que deja de guiarse por lo que ha visto en TikTok y empieza a tener claridad: qué le pasa de verdad, qué tratamiento tiene sentido, qué resultados puede esperar, cuánto le va a costar.

Por eso, cuando ya está casi agendado, siempre recomiendo mandar un audio explicando cómo va a ser esa cita:

“En tu caso, en el diagnóstico vamos a ver esto y esto, quiero comprobar si el tratamiento que tienes en mente es realmente el mejor para ti o hay otra opción mejor, y te voy a dejar muy claro el plan y el precio antes de hacer nada”.

Son treinta segundos, pero cambian completamente las ganas de venir.
De “bueno, ya iré si puedo” pasa a “necesito ir para entender qué hacer con esto”.

Autoridad: quién guía la conversación, quién marca el proceso

En la formación también hablo de algo que casi nadie enseña: quién lleva el volante de la conversación.

Cuando reviso chats, veo muchas clínicas en posición sumisa: el lead pregunta, exige precio, pide fotos, marca el ritmo, y la clínica simplemente responde.

Ahí el rol de autoridad lo tiene el paciente, no tú. Y cuando el paciente tiene la autoridad, hará contigo lo que quiera: cambiarte la hora tres veces, no venir, compararte con otras tres clínicas y usar tu asesoramiento para irse a otro sitio.

Tu papel no es el de teleoperador, es el de profesional que sabe lo que hace y guía el proceso:

“Antes de darte cita, necesito entender esto, esto y esto”,
“Para valorar bien tu caso, trabajamos siempre así”,
“En la clínica seguimos estos pasos”.

No se trata de ser borde, se trata de marcar un marco.
En la masterclass bajamos esto con ejemplos concretos de respuestas, formas de reconducir cuando solo quieren precio, maneras de terminar siempre con una pregunta para que la conversación no se muera, etc.

Recordatorios, no-shows y reactivación: la parte técnica que paga facturas

Aquí se mezcla directamente la parte más técnica con todo lo que te acabo de contar.

Desde el sistema dejamos siempre configurados:

• Mensajes de confirmación cuando se reserva el diagnóstico,

• un recordatorio el día anterior,

• y otro pocas horas antes con hora y ubicación claros.

Los envíos son automáticos, pero el tono está trabajado para que suene a clínica real, no a robot. Eso reduce muchísimo los no-shows, sobre todo cuando lo combinas con lo que tú ya has hecho antes a nivel de conexión y explicación de diagnóstico.

Cuando alguien no viene, lo marcamos como no-show y entra en un flujo distinto: no le hablamos igual que a alguien nuevo. Podemos reubicarle, entender qué pasó, o simplemente dejarle en reposo pero bien identificado para futuras acciones.

Y luego está la parte de reactivación:
si el sistema sabe qué tratamiento se ha hecho cada paciente y cuándo, es muy fácil programar mensajes a los meses adecuados (neuromoduladores, inductores, etc.) para volver a aparecer en el momento correcto, sin ser pesado y sin improvisar.

Todo esto son automatizaciones que se montan una vez, pero que trabajan para ti todos los días.

Marketing fuera, sistema dentro

En resumen: Meta, las campañas, los creativos… todo eso es importante, pero es solo la primera mitad del partido.

La otra mitad se juega en:

• cómo respondes al lead,

• cómo le haces sentir acompañado antes de verle,

• qué valor percibe en el diagnóstico,

• qué autoridad proyectas en la conversación,

• y qué experiencia tiene con tus recordatorios, cambios de hora y reactivaciones.

Por eso, en Clinic Growth no hablamos solo de “traerte leads”.
Hablamos de montar contigo un sistema: automatizaciones, estructura interna y, sobre todo, formación de ventas muy aterrizada para que tu equipo sepa qué hacer con cada persona que entra.

Porque al final, la diferencia entre una clínica que siente que “el marketing no funciona” y una que ve cómo se llenan los diagnósticos con pacientes adecuados no está solo en el anuncio.

Está en que el anuncio, las ventas y el servicio, estén en completa armonía.

Ekhi.